オフィスの移転を行う背景には、さまざまな理由があります。一般的には事業拡大や社員増加など、業務環境が変わった時に対応するためのものですが、オフィス移転にはそれ以外にもさまざまな効果があります。最も大きな効果が実感できるのはオフィスコストを削減できることでしょう。移転を機に、会社の立地や規模にあわせた物件を見つけ、固定費を最適化するのは非常に大きなメリットになります。レイアウトを検討し、コピー機など機器の台数を減らしたり、備品の重複を削減したりすれば、大きなコストカットにつなげることができます。また、訪問頻度の高い取引先の近くに移転することができれば、交通費の削減にもなるでしょう。このほか、OA機器のリースや電話、ネットワーク回線の契約を改める機会にもなります。オフィス移転は業務環境を見直し、オフィスにかかるコストを最適化する絶好の機会といえます。

オフィス移転をするうえで気をつけておきたい注意点

オフィスを移転するとなれば、最初に考えなければいけないのはどこに移転するのかということです。まわりの環境や立地は必ずチェックしなければならない点です。これまでのオフィスと比較してどこを良くしたいのか、借りるための条件はどうかなど、確認しなければいけないことがたくさんあります。しかし、最初のオフィス選びで失敗してしまえば、せっかくの移転も台無しですし、今後にも大きく支障が出てしまうことになります。現在のオフィスの条件と比べてよく検討し、慎重に選ぶ必要があります。また、オフィスを移転するということは、多くの手続きが発生します。関係官庁への届け出でや、現在のオフィスとの解約に加え、通常の引っ越し手続きも必要です。その他にも多くの作業が発生しますので、プロジェクトチームなどを作り、対応したほうが良いでしょう。

オフィス移転をより効果的なものにするために意味を明確に

オフィスを移転することには、企業によってさまざまな理由があるはずです。移転は社員にとっても大きな変化であるとともに、大変な時間と労力を要するものですから、移転の意味や理由を明確にしておくことが大切です。これが曖昧だと、社員のモチベーションダウンにつながることもあるので注意が必要です。もちろん、契約の更新をきっかけに移転に踏み切る会社もあるかと思いますが、移転計画を進めるなら、社内のコンセンサスを得るためにもオフィス移転の意味や理由をしっかり考えておきたいところです。オフィス移転は従業員一人ひとりが自分の事と考えなければ成功しません。新しいオフィスに移っても働き方に合っていなければ、結局マイナスの結果を招いてしまいます。社員が目的を理解してこそ、個人の効率・意欲の向上といった成果につながるのです。